摘 要：教学秘书工作联系着学院教学管理者和教学工作的实施者，不断完善的教务信息管理系统有效地推动了教学管理的水平。然而，随着高校的变革，教学秘书工作也出现了二级管理的体制，如何正确地认识自己的工作，不断提高自身业务水平有着十分重要的意义。
　　关键词：二级管理 教学秘书 工作认识
　　中图分类号：G647 文献标识码：A
　　Explore the Faculty Teaching Secretarial Work
　　under Second Management System
　　——Take Xi'an Jiaotong University City College as an example
　　HOU Li
　　（Xi'an Jiaotong University City College， Xi'an， Shaanxi 710018）
　　Abstract Education secretary working relates with the college teaching managers and implementers， and constantly improve the educational information management system to effectively promote the level of teaching management. However， with the change in universities， teaching secretarial work also appeared second institutional management， how to correctly understand their work， and continuously improve their professional level has very important significance.
　　Key words second management； teaching secretary； working knowledge
　　随着高校教育教学改革的不断推进，三本院校一枝独秀，越来越受到社会的认可。与此同时，独立学院的教学管理不断适应发展要求，向着科学化、制度化、规范化方向迈进。系教学秘书参与学院、各系的教学管理工作，需要协调各个部门，为更好地服务于学院的教学工作，需要从正确认识二级管理体制下的系教学秘书工作入手，针对存在的问题不断改进，确保教学工作顺利运行。
　　1 对二级管理体制下教学秘书工作的认识
　　（1）教务管理工作。协助系主任制定与实施各专业教学计划，严格按照各专业人才培养计划科学合理的制定各学期各年级各专业的教学环节以保证教学秩序的正常运转直至作为最终检查学生是否合格毕业。在编排课表时要协调任课教师的时间安排，避免冲突，要协助院系领导协调并及时解决教学过程中出现的问题，保证教学秩序正常进行避免教学事故的发生。制定落实教师调停课制度，保证上课质量。配合好教学中心统一组织的期中、期末、英语四、六级及其他全国性考试，同时，组织安排本系所开课程的考务工作。对毕业班的学生要协助系主任做好论文工作，严格控制时间流程，督促检查毕业论文各环节的完成情况，组织协调毕业生的毕业论文答辩的时间地点及成绩评定等相关环节的工作。
　　（2）教学研究与质量管理。总结吸取经验，配合系主任做好专业人才培养方案的制定，改进教学环节和课程规划。编制课程教学大纲，规划新专业的建设及教材与精品课程建设。提高应用型人才的培养质量，加强实验室的建设与管理。同时，按照院期中检查的要求，制定实施系教学检查计划，检查教学进度执行情况，教师授课、作业情况等，深入各专业教研室各班级收集各方面有关教学工作的第一手资料，并及时反馈给院系领导供他们决策以保证教学质量和提高教学效果。
　　（3）实践教学。配合系主任做好实验室规划及实践、实习基地建设。结合人才培养方案，安排好学生的教学实习、生产实习、科技竞赛和社会实践活动等等。提高学生的技能，及时收集与本系相关的各项技能认证、科技竞赛等信息。与学生做好沟通，为领导布置实践教学提供信息。
　　（4）学籍与外联。负责全系在校生、往届生、出国留学生学籍管理。及时统计学生学籍异动情况，对学生进行编班，按类统计学生的信息，上报学院及系主任学生的情况。审核毕业生资格、授予学士学位资格，学位证书及毕业证书，做好毕业生、新生的信息统计。
　　（5）科研管理。及时发布学术交流及科研信息，协助配合做好科研项目立项，科研项目管理，科研档案管理等，加强教师科研工作的建设，提高全系教师的科研水平。
　　2 教学秘书工作存在的一些问题及对策
　　（1）二级管理体制下系教学秘书工作职责的规范化、制度化缺失。在实际的工作中，虽然学院对教学管理工作有明确的制度要求，但是各系教学秘书只能根据学院的宏观杠杆进行工作。没有明确的系教学秘书工作制度，这会造成系教学秘书被动的去开展工作，去提供服务，如果监管环节缺失很容易造成工作的失误。针对这一问题，建议院教学中心与各系进行相关工作会议，明确和规范各系教学秘书的工作职责，以提高工作效率。
　　（2）院教学管理、系教学管理之间沟通不足。院教学管理和系教学管理之间、系与系教学管理之间缺乏沟通与交流，主要体现在学生转专业、课程免修、补修、重修、选修等问题中，课程是否能替换，学分是否等同等问题。同时，各系工作之间有交叉时如开课系与上课学生分属不同系时工作如何处理，以上问题均缺乏明确的规定。针对上述问题建议由院教学管理中心统一协调，组织各系进行协商，将日常工作中经常出现的问题统一要求，统一规范，以避免工作中的盲区。
　　（3）缺乏对教学秘书的培训与学习机会。教学秘书岗位虽然重要，但无权力，职业发展前景不明朗，不能引起大多数人的重视，因此，人员流动性也较大。为保证教学秘书队伍的稳定发展，建议给教学秘书建立一个公正、具有激励机制的制度环境，让其能够享有与其他岗位相同的发展空间、竞争平台。同时，给予教学秘书相关业务培训和经验交流的机会，多走出校园交流学习，不断提高自身业务能力和业务水平。
　　（4）教务管理信息系统需不断进行智能升级。教务管理信息系统是教学秘书的主要工作战场，要实现全方位、高效率的管理，必须有完善的硬件设备。一方面要不断更新教学管理信息系统，另一方面不断加强教学秘书的工作技能。及时掌握教师、学生、教学设备等的信息，加强各部门之间的信息交流与沟通，实现方便快捷的资源共享，传递，无纸化办公等。
　　3 二级管理体制下教学秘书工作能力的要求
　　（1）职业道德。教学秘书作为高校教学管理一线人员，要热爱本职工作，甘于奉献，服务好广大的教师和学生。同时，教学秘书与学生、教师、学校管理者都有接触，其工作态度的影响范围广泛，必须要严于律己，树立正确的人生观、价值观，在完成本职工作的同时，还要潜移默化地影响广大学生，起到榜样育人的效果。
　　（2）工作技能。教学秘书工作涉及面广，事务繁杂，在坚持原则性的同时要灵活应用，抓住教学管理工作的特点，妥善安排工作顺序，统筹兼顾各项事务。不断提高分析问题、解决问题的能力，要从常规性工作中走出来，跟踪调查，深入教学一线，了解教师的教学状态、学生的学习情况、教学环境的情况，进行教学信息的采集、统计、分析，发现问题，及时给领导反馈和调整，以保证教学质量和教学效果的提高。
　　（3）自我发展。各系教学秘书应当积极学习与本系相关的专业知识，了解课程的设置，不断调整、更新自己的知识结构，提升自身的素质，以便更好地完成系内部的工作。在日常工作中不断提高自己的沟通协调能力，在做到基本信息传递无误的情况下，提高调研分析、文件撰写能力，为领导决策提供高质量的信息和建议；积极思考、创新思维，结合自身的工作不断改进工作方式方法。